„Was bleibt, ist die Veränderung“

Sigrid Bischoff ist Prokuristin bei der Zimmerei Steinmetz in Uffenheim – begonnen hat sie 1991 als Teilzeitkraft bei dem Familienbetrieb, der im August sein 100-jähriges Bestehen feierte. Seitdem hat sich im Büro der Zimmerei viel getan, vor allem durch die Digitalisierung. Wie sich dadurch ihre Arbeit verändert hat, hat sie uns berichtet.

Frau Bischoff, Sie arbeiten seit 32 Jahren bei der Zimmerei Steinmetz – wie war die Ausgangsposition für Sie im Büro?

Wir hatten damals 12 Mitarbeiter, im Büro war ich aber mit Günter Steinmetz alleine und auch nur Teilzeitkraft. Es gab schon einen PC im Betrieb, aber eben nur einen. Für die Arbeitszeiterfassung wurden Stundenzettel ausgefüllt und es gab ein individuelles Rechnungsprogramm, aber nicht mit Datenbank, aus der Artikel oder Leistungen ausgewählt werden können wie heute. Wir hatten einen Drucker, der Rechnungen mit Durchschlag gedruckt hat.

Herr Steinmetz hat die komplette Arbeitsvorbereitung für alle Baustellen erledigt, Angebote geschrieben und das Büro ziemlich alleine gemanagt. Aber damals waren noch weniger Angebote inkl. Kalkulation zu erstellen wie heute, viele Aufträge wurden „auf Zuruf“ erteilt. Als Aushilfskraft habe ich mich dann um die komplette Lohnabrechnung gekümmert, Rechnungen getippt, Verträge und Buchhaltung gemacht. Vom Aufwand war das noch überschaubar. Das war eine ganz andere Zeit: Damals haben wir noch keine Holzhäuser gebaut, das hat sich dann total verändert. Heute ist viel mehr Planungsarbeit und Verwaltungsaufwand nötig. Ich erinnere mich noch gut an das erste Handy von Herrn Steinmetz – das war riesig und absolut kein Vergleich zu den heutigen Geräten.

Was hat sich seitdem verändert und wie ist die Situation heute?

Seit ca. 2010 arbeite ich als Vollzeitkraft, außerdem gibt es im Büro seit 2019 noch eine weitere Vollzeitkraft und 3 Teilzeitkräfte. Aktuell sind es rund 50 Mitarbeiter in Vollzeit, insgesamt 61 Mitarbeiter.

Die Aufgabenverteilung bei uns Bürokräften hängt auch immer von den anwesenden Mitarbeitern ab. Die Lohnbuchhaltung mache ich z. B. gar nicht mehr, da schaue ich im besten Fall nur nochmal drüber. Ich erledige überwiegend anfallende allgemeine Büroarbeiten, erzeuge Rechnungen und verwalte die EDV. Aus dem einen PC sind 16 Stück geworden, wir haben einen Server, eine zentrale Datenbank, arbeiten mit der Cloud. Auch Datensicherung und Datenschutz sind wichtige Themen, für die ich zuständig bin.

Sehr viel Arbeit hat sich vorverlagert, damit die „Mein-Zimmerer-App“, die Handwerkersoftware etc. genutzt werden können. Die benötigten Informationen müssen ja zur Verfügung stehen, d.h. die Anlage des Datenstamms und die sorgfältige Datenpflege erfordern viel Arbeit.

Welche digitalen Neuerungen sind in Ihrem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken?

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter auf den Baustellen an die Daten kommen. Wir stellen den Kapos, also Vorarbeitern, auf der Baustelle Tablets und den Mitarbeitern Handys, auf denen die Steinmetz-App läuft. Die App basiert auf „Mein-Zimmerer-App“. Es sind die Arbeitspläne und Aufträge sichtbar, sodass die Mitarbeiter sehen, wann sie wo eingeplant sind. Außerdem läuft die Zeiterfassung darüber, das Zeitkonto ist einsehbar und sie können chatten, Regieberichte, Baustellendokumente, Krankmeldungen, Maschinen-, Routenplanung, Materialverbrauch und Materialbestellungen u.v.m. nutzen.

Für mich war das die Tatsache, dass jetzt mal schnell ein Plan in die App gestellt werden kann und der Mitarbeiter auf der Baustelle das dann direkt sieht. Der schnelle Datentransfer, ohne dass sich jemand wirklich auf den Weg machen muss. Das ist ein riesiger Fortschritt, aber für Meister und Arbeitsvorbereiter auch mehr Stress. Da kommt ständig neue Arbeit ins Büro, es findet mehr Austausch statt. Aber in der letzten Konsequenz denke und hoffe ich, dass so weniger Fehler passieren.

Heute müssen wir uns stille Zeiten einplanen und währenddessen abschotten. Auf der einen Seite schade, aber irgendwie auch toll, dass man immer erreichbar ist. Und so können auch Mitarbeiter bei uns beschäftigt sein, die nur Homeoffice machen – der Austausch funktioniert trotzdem. Nur der Flurfunk fehlt dann.

Wie haben Ihre Mitarbeiter darauf reagiert?

Die Unterstützung und Offenheit für Neues von Seiten der Mitarbeiter war sehr groß. Wenn eine App oder ein Programm benutzerfreundlich ist und ständig weiterentwickelt wird, nutzen und pflegen es alle gerne.

Natürlich gehört auch ein gewisses Change Management innerhalb des Betriebs dazu, diese Neuerungen bedeuten ja für jeden eine Veränderung. Wir haben uns auch mit Kollegen anderer Betriebe ausgetauscht, verschiedene Apps in einem ausgewählten Mitarbeiterkreis ausprobiert und ausgewertet. Außerdem mussten wir testen, wie der Datenaustausch mit den Programmen im Büro kompatibel ist. Das ist ja auch ein Aufwand, alles anzulegen, die Schnittstellen der verschiedenen Programme zu erstellen und alles so einzustellen, dass sich alle Daten mit der Baustelle synchronisieren.

Wie fällt ihr Resümee in Sachen Digitalisierung aus?

Das Einzige was bleibt, ist die Veränderung. Wir sind gespannt, was Themen wie die Pflicht zur digitalen Rechnung ab 2025, Datenverschlüsselung, Löschungspflicht, KI wie z.B. Chat Cpt, Geräte- und Programmentwicklungen zukünftig noch verändern werden. Es wird sich noch viel verändern und spannend bleiben. Aktuell ist die Digitalisierung bereits in vielen Bereichen hilfreich, aber der Nutzen muss überwiegen.

Ich habe überlegt, ob es weniger Fehler gibt durch die Digitalisierung, aber Fehler fallen jetzt später auf. Derjenige, der die Rechnung oder Nachkalkulation erstellt, muss daher genauer aufpassen.

Wir möchten die Zimmerer nicht dazu erziehen, dass sie unser Büro sind. Die Zimmerer sollen Zimmerer bleiben dürfen. Auch ihre Arbeit wird sich mit  KI, Augmented Reality o. ä. sehr verändern. Es werden sich Lösungen ergeben, an die wir bisher nicht einmal denken. Möglich ist vieles, aber dabei sollten wir Handwerker darauf achten, dass wir künftig nicht einfach nur Handlanger der Industrie werden, weil dort mehr in neue Entwicklungen investiert werden kann.

Wir waren oft sehr früh dran mit Computerprogrammen oder technischen Veränderungen. Wenn ein neues Programm oder ein Update Macken, sog. Bugs, hat, dann funktioniert es nicht. Dabei haben wir immer wieder festgestellt, dass sehr gute Arbeitsvorbereitung und Datenpflege so wichtig ist. Es ist ein großer Arbeitsaufwand, aber die ständige Aktualisierung der Daten z.B. bei Materialpreisen oder der detailgenaue rechnerische Abbund ist für die erfolgreiche tägliche Arbeit notwendig.

2019 haben wir einen Server installiert und ich dachte, er hätte ausreichend Kapazität für die nächsten Jahre, aber die Drohnen und Gebäudescanner etc. produzieren solche Datenmengen, dass immer mehr Arbeits- und Daten-Speicherkapazität benötigt wird. Da wir komplette Häuser und Renovierungen planen und bauen, dauern die Projekte auch länger und so lange werden die meisten Daten dazu benötigt – also manchmal über Jahre. Alternativ ist die Cloudspeicherung, aber auch bei einer Cloud fallen laufend Kosten an, man benötigt immer wieder aktuelle Geräte, es wird Energie für die Datenspeicher benötigt, was nicht unbedingt nachhaltig ist. Die Daten sind in fremden Händen. Wenn  z.B. durch fehlende Internetverbindung der Zugriff auf die Daten fehlt, ist man gehandicapt.

Im Bereich der Kundenakquise geht heute nahezu alles über Social Media und das Internet. Unsere Präsenz dort muss ständig gepflegt und erweitert werden, damit „wir gefunden werden“.

Durch die Visualisierung der Bauvorhaben kann der Verkauf stark unterstützt werden.

In der letzten Konsequenz denke und hoffe ich, dass durch die Digitalisierung weniger Fehler passieren und die Arbeit leichter wird.

Wie so vieles hat aber eben auch die Digitalisierung Vor - und Nachteile.